online Verwaltung

Jede gemeinnützige Organisation möchte ihre Verwaltungskosten insbesondere im Bereich der Basisverwaltung minimieren. Um diese Aufgabe zu lösen, haben wir eine Online Verwaltung mit standardisierten und automatisierten Prozessen etabliert. Mit unseren Online-Tools können wir alle grundlegenden Verwaltungsarbeiten sehr kosteneffizient erledigen.

Die Online Verwaltung besteht aus der verwaltungstechnischen Einrichtung und der laufenden Basisverwaltung.

Was umfasst die verwaltungstechnische Einrichtung?
  • Erstellung einer Eröffnungsbilanz in unserem Bilanzbuchhaltungsprogramm
  • Eröffnung eines Bankkontos bzw. einer Stammnummer und IT-technische Einbindung des Bankkontos in den automatischen Kontoabruf. Die Kontoanbindung können wir standardmäßig nur für Stiftungsfonds und Treuhandstiftungen im Rahmen der bestehenden Bankverbindung des Treuhänders erstellen. Bei rechtsfähigen Stiftungen ist der Aufwand der Kontoanbindung so schwer zu kalkulieren, dass wir diese Leistungen individuell berechnen müssen.
  • Erfassung aller relevanten Stiftungs- und Kontaktdaten in der Verwaltungsdatenbank
  • Vorbereitung von standardisierten Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen)
  • Einrichtung eines Ablagesystems (physisch und EDV-technisch)
  • Einrichtung und Freischaltung des individuellen Stifterportals
 
Was beinhaltet die laufende Basisverwaltung?
  • Wöchentlicher Online-Abruf aller Kontobewegungen, Ausdruck und Ablage der Bankbelege gemäß der gesetzlichen Bestimmungen
  • Bereitstellung der Finanzbuchhaltung im Stifterportal
  • Beantwortung von Nachfragen des Stifters zu Kontobewegungen via E-Mail
  • Ausführung von Zahlungen, soweit hierzu autorisierte Personen die Auftragsformulare des Stiftungszentrums verwenden und alle notwendigen Infomationen und Dokumente vorliegen (z.B. Kontoverbindung und Verwendungszweck, Nachweis der Steuerbefreiung des Empfängers, Dokumente und Unterlagen zur Abwicklung von Auslands- bzw. Einzelfallhilfen)
  • Erstellung und Versand einer Jahresrechnung (bestehend u.a. aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Wertpapierübersicht, Sachkontenberichte) an Stiftungsvorstand, Finanzamt und ggf. Wirtschaftsprüfer und Stiftungsaufsicht
  • Datenbankbasierter Ausdruck und Versand der Steuererklärung an das Finanzamt
  • Bei rechtsfähigen Stiftungen beinhaltet die laufende Basisverwaltung fünf Stunden für Anlagenbuchhaltung. Erfordert die Anlagebuchhaltung mehr als diese fünf Stunden, werden diese Leistungen individuell nach Aufwand berechnet.

 

Stifterportal: Einfache Verwaltung via Internet

Mit unserem Stifterportal können Stifter und autorisierte Personen via Internet Informationen abrufen und einfache Verwaltungstätigkeiten selbst ausführen. So bietet das Stifterportal Einblick in die aktuelle Konto- und Vermögensübersicht.